Les effectifs de la petite brasserie Oud Beersel se résument à deux gérants et à un représentant. L’administration manuelle leur faisait perdre un temps précieux. Afin de pouvoir concrétiser les plans de croissance, il importait d’automatiser et de rationnaliser les procédures.
Oud Beersel a choisi de collaborer avec SDE qui a adapté son progiciel DrinkMaster aux besoins de l’entreprise. Grâce à DrinkMaster, Oud Beersel peut mieux assurer le suivi de la distribution et du stock de produits. Les produits vendus ont reçu un numéro de lot de manière à en assurer facilement la traçabilité comme l’impose la loi. La caisse du magasin de la brasserie a été équipée d’un écran tactile et le système de caisse a été intégré à la comptabilité et à l’administration. Les documents de douanes sont désormais aussi complétés en format numérique.
Cette automatisation permet à Oud Beersel de gagner un à deux jours par semaine. Les contrôles sont plus nombreux et la brasserie peut mieux répondre aux exigences de ses clients. Le développement de l’entreprise est désormais aussi plus facile à orienter.
Gérants de la Brasserie Oud Beersel, Gert Christiaens et son père gagnent un temps précieux depuis qu’ils travaillent avec DrinkMaster, une solution spécifique au secteur mise au point par SDE sur la base de Microsoft Dynamics NAV. « L’automatisation nous fait gagner certainement un à deux jours par semaine, car nous avons moins de travail administratif manuel », constate Gert Christiaens. « Ce faisant, nous pouvons désormais desservir beaucoup plus de clients avec le même nombre de collaborateurs. »
« Par le passé, nous n’utilisions pas de système logiciel intégré et nous perdions ainsi beaucoup de temps en opérations manuelles. Sans compter que le risque d’erreur était grand », explique Gert Christiaens. « Je rédigeais les offres en Word, le traçage de nos produits et les rapports étaient réalisés en Excel. Les nombreuses formalités de douane exigeaient aussi une administration manuelle laborieuse. Étant donné que nous voulions élargir la clientèle et les activités d’Oud Beersel, nous recherchions un mode de travail plus automatisé, entre autres, pour le suivi des commandes, la facturation et la gestion des clients. »
Automatisation complète grâce à Ultimate Makeover
Oud Beersel a remporté un « Ultimate Makeover » et a ainsi reçu la chance de pouvoir complètement automatiser son entreprise sans consentir d’investissement. La brasserie a découvert le partenaire informatique SDE par le biais de Microsoft. SDE développe des solutions pour des secteurs spécifiques sur la base de Microsoft Dynamics NAV. « DrinkMaster, le logiciel mis au point par SDE pour le secteur des boissons semblait la meilleure solution pour nous », indique Gert Christiaens. « SDE, avec qui nous avons entretenu d’emblées de bonnes relations, a parfaitement adapté DrinkMaster à notre situation et à nos besoins. »
« Chaque entreprise a ses besoins spécifiques, mais nous nous attachons toujours à rester le plus près possible de notre logiciel standard », explique Willy De Corte, conseiller DrinkMaster chez SDE. « Nous nous réunissons avec nos clients tous les six mois. Sur la base de leurs réactions, nous étendons sans cesse DrinkMaster avec des fonctionnalités supplémentaires. Tous les clients peuvent ainsi profiter des nouvelles possibilités et le logiciel est facile à entretenir. »
Gert Christiaens : « Nous courrons beaucoup moins le risque de commettre des erreurs. »
Intégration à la comptabilité
Gert Christiaens, son père et un représentant utilisent DrinkMaster depuis février 2010. Ils disposent désormais d’un bon aperçu des marchandises en stock. Lorsqu’un client envoie une commande, elle est désormais immédiatement introduite dans le système comme order. Des documents sont générés sur cette base, entre autres, pour le magasinier. Après le feed-back du magasinier sur d’éventuelles consignes, Oud Beersel peut établir la facture en quelques clics, qui peut aussi être immédiatement traitée par la comptabilité. Lorsque le client paie, l’information est directement transmise dans Dynamics NAV.
« Nous courrons nettement moins de risque de commettre des erreurs grâce aux flux de travaux automatisés », souligne Gert Christiaens. « Par ailleurs, tous les documents peuvent ensuite être très facilement et rapidement retrouvés. Nous pouvons assurer la traçabilité de nos livraisons à l’aide des numéros de lot de manière à respecter les obligations légales en matière de sécurité alimentaire. Nous pouvons aussi rapidement vérifier quels accords ont été conclus avec un client en matière de prix ou définir de nouveaux accords à partir d’une date donnée. Tous ces éléments sont automatiquement adaptés lors de l’établissement de la facture. Par
ailleurs, nous constatons désormais immédiatement si un paiement est encore en souffrance de manière à pouvoir envoyer un rappel en temps utile. »
Notre méthode de travail automatisée est certainement un avantage vis-à-vis des clients. « Les grands clients exigent de plus en plus que nous travaillions avec des documents numériques et facturent même des frais supplémentaires si vous utilisez des documents papier », confie Gert Christiaens. « En tant que fournisseur, nous devons nous adapter aux grands clients. Nous devons ainsi utiliser leur référence produit dans la facturation. À défaut, la facture n’est tout simplement pas acceptée. Désormais, tout est automatique et nous ne devons plus nous faire de souci à ce propos. »
Formulaires de douane numériques
Entre-temps, une partie des formalités de douanes est également automatisée. « Pour les exportations, nous devons également joindre, outre la facture, d’autres documents pour la douane et les accises », explique Gert Christiaens. « Par le passé, nous devions tout compléter manuellement sur des formulaires papier préimprimés. Étant donné que nous travaillons avec un magasin externe, nous devions chaque fois nous y rendre pour les remplir sur place. SDE a veillé à ce que nous disposions aujourd’hui de ces formulaires en format numérique, de sorte que nous puissions les transmettre par e-mail ou les envoyer par télécopie numérique. Les collaborateurs
du magasin doivent ensuite imprimer les documents. Cependant, une fois que les adaptations nécessaires seront mises en oeuvre dans l’administration des douanes,
tout pourra intervenir numériquement à partir de janvier 2011. La douane pourra ainsi recevoir nos formulaires en format numérique et les traiter automatiquement. »
Écran tactile
La brasserie de Beersel se double également d’un point de vente où les particuliers peuvent se procurer les bières Oud Beersel. Depuis mars 2010, la caisse est équipée d’un écran tactile et est intégrée à DrinkMaster, de sorte que les données de vente du magasin soient immédiatement transmises à la comptabilité et à l’administration. « Cette nouvelle méthode de travail est très pratique », avoue Gert Christiaens. « Auparavant, nous devions en effet connaître tous les numéros par coeur, une méthode parfois entachée d’erreurs. Désormais, tous les produits s’affichent sur l’écran tactile. Nous pouvons dorénavant organiser des promotions pour une certaine période à l’avance. Les chèques-cadeaux sont également traités automatiquement et nous savons aussi combien de bons sont encore en circulation.»
Entreprise en expansion
Grâce à Microsoft Dynamics NAV et DrinkMaster, Oud Beersel est désormais prête à s’inscrire dans une nouvelle phase de croissance. Willy De Corte: « Oud Beersel est véritablement une entreprise en expansion avec une approche à la fois ambitieuse et prévoyante. Elle a opté pour l’automatisation en temps utile et n’a pas attendu d’être submergée par l’administration et de devoir engager des collaborateurs supplémentaires. L’automatisation permettra à Oud Beersel d’étendre ses activités d’exportation et de désormais toujours prendre la balle au bond. »
Grâce aux rapports plus précis, Oud Beersel peut assurer un meilleur suivi des budgets. « Nous planchons actuellement sur un plan financier pour les cinq prochaines années et pourrons ensuite surveiller de près la transposition correcte de ce plan en pratique », confie Gert Christiaens. « Par ailleurs, nous projetons également de démarrer une brasserie qui se présentera sous la forme d’une nouvelle entreprise. Pour cette brasserie, nous utiliserons aussi Dynamics NAV et, en partie, DrinkMaster. »
« L’automatisation nous fait gagner certainement un à deux jours par semaine, car nous avons moins de travail administratif manuel », constate Gert Christiaens. « Ce faisant, nous pouvons désormais desservir beaucoup plus de clients avec le même nombre de collaborateurs. »
pays : Belgique
secteur : brasserie
profil
La brasserie Oud Beersel brasse des bières lambic depuis 1882. Gert Christiaens racheta et relança la société familiale en 2005 lorsqu’elle se retrouva sans successeur. Aujourd’hui, Oud Beersel distribue ses Vieille Gueuze, Vieille Kriek et Bersalis par le biais de négociants en boissons tant en Belgique qu’à l’étranger.
défi
Oud Beersel est une petite brasserie ambitieuse qui entend élargir en permanence ses activités et sa clientèle. Un travail administratif manuel et laborieux constituait la pierre d’achoppement à ses projets. Il était responsable de pertes de temps et de risques d’erreurs accrus.
www.sde.be
+32 (0)9 340 66 76
info@sde.be
solution
Oud Beersel a automatisé ses processus d’entreprise, les a intégrés à la comptabilité et au système de caisse du magasin de la brasserie. Elle a utilisé pour ce faire DrinkMaster, un progiciel développé par SDE sur la base de Microsoft Dynamics NAV.
avantages
Plus de temps pour élargir les activités
Moins d’erreurs
Rapportages précis
Meilleur suivi des budgets
Recherche facile de documents
Traçabilité des marchandises achetées
Mise en place d’un historique
Intégration à la comptabilité et au système de caisse
Respect des obligations légales
Procédures rationnalisées
Échange de données avec les clients
software & services
Servers
Developer Tools
Windows
Desktop Applications
Business Solutions
Microsoft Dynamics NAV
Microsoft Services
Microsoft Technologies
Microsoft Security
pour plus d’informations
Pour toute information complémentaire concernant les produits et services Microsoft, veuillez contacter le +32 (0)2 503 31 13 ou visiter le site www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez d’autres sociétés qui utilisent des applications similaires. Pour toute information complémentaire sur SDE, appelez le +32 (0)9 340 66 76 ou visitez le site www.sde.be ou www.drinkmaster.be. Pour en savoir plus sur la brasserie Oud Beersel, surfez sur www.oudbeersel.com.
Pour tout complément d’information sur Ultimate Makeover, surfez sur www.ultimatemakeover.be.
Auteur: Microsoft
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